9 de agosto de 2018 2

Organização de Eventos: Gestão de Orçamento para eventos

Organização de Eventos: Gestão de Orçamento para eventos

Quando vamos organizar eventos, temos diversas preocupações e cuidados que temos para que a experiência do nosso cliente seja sempre a melhor. Ao longo dos posts, abordarei diversos assuntos. Hoje vou começar com Gestão de Orçamento para eventos.

Como fazer um orçamento para eventos?

Antes mesmo de orçar, precisamos fazer um checklist do que teremos dentro do evento, para conseguirmos separar os setores e os fornecedores para iniciar o orçamento. Sempre há pequenos detalhes que esquecemos, por isso, este checklist inicial é essencial.

Quais serão as principais áreas do seu evento e como você oferecerá o acesso para os visitantes?

Preciso de um sistema de venda de ingressos? Pessoas e equipamentos para fazer a inscrição dos visitantes na hora, ou vou deixar Totens de acesso para ele se inscrever sozinho? Haverá atividades dentro do evento no qual precisam de inscrições e cobranças a parte? Quem dará apoio ao meu expositor?

Muitas dessas perguntas você deve responder antes de orçar fornecedores e equipamentos para atender todas essas demandas. Fora pensar em brindes, camisetas para eventos, crachás, tesouras, durex e equipamento de papelaria, segurança, bombeiro e mil outras coisas.

Organização do Orçamento

Além de receber trocentos e-mails de diversos fornecedores, ter uma boa organização para avaliar e comparar os prós e contras de cada fornecedor é importante. As vezes, nem tudo se resume ao preço, e um fornecedor pode ter um preço um pouco acima, porém a qualidade da solução que ele te oferece é melhor. Menos dor de cabeça no dia do evento podem ser feitas ao evitarmos “economias porcas” e pensarmos na experiência.

Recomenda-se também que sempre faça no mínimo 3 orçamentos diferentes, para que haja opções na escolha. Não esqueça de verificar no orçamento se o frete está incluso, se há alguma taxa extra e quais as formas de pagamento que a empresa fornecedora consegue te atender.

Aprovação do orçamento para eventos

Após organizar todos os orçamentos necessários, muitas vezes você precisa pedir aprovação dos valores para o seu superior. Ter os argumentos bem estruturados e os dados apresentáveis para facilitar a decisão acelera o processo. Às vezes, um gráfico, planilha ou apresentação deixa mais visual para o decisor bater o olho de forma rápida.

Planilha de Gestão de Orçamento para eventos

Pensando nisso tudo, a euVou criou uma planilha para ajudar você na organização e gestão dos orçamentos para os seus eventos, no qual você consegue concentrar, comparar e visualizar os principais itens de Sistema, Credenciamento, Controle de Acesso, CAEX, e contratação de Equipe. Claro que há espaço para você acrescentar outros itens necessários, mas já deixaram o básico especificado para você não esquecer qualquer item.

Para acessar a planilha, basta clicar aqui.

Enquanto você estiver orçando todos os itens necessários para a realização do evento, não esqueça de ficar de olho no blog da Tech House. Temos muitas dicas para você fazer um evento cada vez melhor. Acompanhe nosso post de como deixar o seu evento inesquecível!

euvou saas

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